Términos de Servicio

1. Cuentas

Debe proporcionar información precisa al crear una cuenta y es responsable de la actividad bajo su cuenta y credenciales. Los administradores del Cliente pueden invitar, asignar roles y desactivar usuarios dentro de su organización, y son responsables de esas decisiones de acceso.

• Identidad empresarial. Cuando su organización configura inicio de sesión único o aprovisionamiento de directorio (disponible en ciertos planes), las cuentas del personal de su organización pueden crearse, actualizarse y desactivarse por instrucción del propio proveedor de identidad de su organización. Su organización es responsable de la configuración de su proveedor de identidad y de las instrucciones de aprovisionamiento y desaprovisionamiento que envía; una instrucción de desactivación desde su directorio termina el acceso del usuario afectado a su espacio de trabajo.

2. Suscripciones, modelos de servicio y pago

• Planes. Los planes de pago se facturan por adelantado de forma recurrente según se describe al pagar o en su formulario de pedido. Las tarifas no son reembolsables salvo que la ley lo exija o se indique expresamente.
• Procesamiento de pagos. Los pagos de suscripción y por uso son procesados por nuestro procesador externo (actualmente Stripe). No recibimos ni almacenamos números completos de tarjeta; Stripe recopila y procesa los datos de pago directamente en su propia interfaz alojada.
• Complementos. Ciertos conjuntos de funciones (por ejemplo, contratación, legal y contabilidad) se venden como complementos opcionales facturados por separado de su suscripción base. Un complemento puede cancelarse de forma independiente; cancelarlo retira el acceso a esas funciones mientras su suscripción base continúa. Un complemento puede requerir un plan base calificado, según se indique en la compra.
• Servicios por uso. Ciertas funciones (por ejemplo, verificaciones de entidad comercial, de número de identificación fiscal (TIN) o de listas de sanciones) se ofrecen por uso en lugar de incluirse en una suscripción. El precio se muestra antes de ejecutar la verificación, y la verificación se ejecuta solo tras confirmarse el pago. Si una verificación pagada no puede completarse por una causa bajo nuestro control o el de nuestro proveedor, el cargo se reembolsa.
• Quién paga un servicio por uso. Puede pagar un Cliente o, cuando un Cliente dirige una solicitud a un Proveedor y el Proveedor acepta, un Proveedor. Quien inicia una solicitud es el pagador por defecto; una solicitud puede redirigirse a la otra parte solo con el acuerdo afirmativo de esa parte antes de cualquier cargo.
• Autogestionado o gestionado. Los Clientes pueden operar el Servicio por sí mismos ("autogestionado") o contratarnos para realizar la administración del cumplimiento de proveedores dentro de su espacio de trabajo ("Servicios Gestionados"), según se especifique en un formulario de pedido.
• Pilotos. Los compromisos piloto se rigen por los términos piloto acordados en la oferta o formulario de pedido aplicable, junto con estos Términos.

3. Datos del Cliente

Usted conserva la propiedad de los datos de proveedores y documentos que su organización envía al Servicio ("Datos del Cliente"). Nos otorga una licencia para alojar, procesar y mostrar los Datos del Cliente únicamente para prestar el Servicio, incluyendo:

• procesar documentos mediante proveedores externos de IA para extracción, clasificación y revisión de anomalías;
• proporcionar registros del espacio de trabajo de su organización a proveedores externos de IA para responder preguntas que sus usuarios hacen sobre esos registros, redactar resúmenes narrativos (como los resúmenes semanales y los paquetes de revisión de proveedores) a partir de datos que el Servicio calculó, y sugerir códigos de clasificación, en cada caso como resultado orientativo que no modifica sus registros;
• escanear cada archivo cargado en busca de malware mediante un proveedor externo antes de almacenarlo (los archivos que no pasan el escaneo se rechazan y no se conservan; si el escaneo no está disponible, las descargas de archivos sin escanear se bloquean hasta que el escaneo tenga éxito);
• cuando se solicita y paga, enviar la información de identidad comercial de un proveedor a proveedores externos para verificar el registro comercial o cotejar listas de sanciones, incluido, para una verificación de TIN, el número de identificación fiscal del proveedor;
• cuando su organización registra una contratación como financiada con fondos federales, enviar el nombre comercial de un proveedor a los datos de exclusión del gobierno de EE. UU. para comprobar inhabilitación federal;
• transmitir los mensajes que envía a través del Servicio a su destinatario, y, cuando decide publicar una oportunidad en el tablero compartido, mostrar esa oportunidad a otros usuarios del Servicio;
• almacenar y mostrar los registros contables que su organización mantiene en el Servicio (órdenes de compra, facturas, pagos, retención y documentos de renuncia de gravamen) y aplicarles los controles de pago que su organización configura;
• generar notificaciones, recordatorios, informes, puntuaciones y métricas de uso y resultados para su organización.

Los Datos del Cliente nunca se usan para entrenar modelos de IA de propósito general, y los archivos de documentos cargados nunca se usan para entrenar ningún modelo de IA.

Podemos crear y usar datos desidentificados y agregados derivados de los Datos del Cliente, de modo que ya no identifiquen ni puedan razonablemente usarse para identificar a usted, su organización, sus proveedores o ninguna persona, para desarrollar, evaluar y mejorar el Servicio. No intentamos reidentificar esos datos y no los vendemos. Este derecho sobrevive a la terminación del Acuerdo.

4. Uso aceptable

Usted se compromete a no:

• Usar el Servicio para violar ninguna ley aplicable.
• Cargar documentos que no tenga derecho a cargar, o archivos que sepa que contienen código malicioso.
• Intentar obtener acceso no autorizado a los datos de otra organización.
• Tergiversar la autenticidad, el origen o el contenido de un documento.
• Realizar ingeniería inversa o interferir con la operación del Servicio, incluidos sus controles de seguridad y escaneo.

5. Funciones asistidas por IA

La extracción de documentos, el Vendor Intelligence Score (VIS™), los indicadores de anomalías (Compliance Radar), los resúmenes escritos por IA y las recomendaciones relacionadas se generan con asistencia de IA y se proporcionan para apoyar (no reemplazar) el juicio de cumplimiento de su propia organización. Las verificaciones de entidad comercial y de listas de sanciones (Sección 2) son evidencia independiente para su revisión, no una determinación que hagamos en su nombre, y nunca son una barrera en ningún flujo de trabajo ni un factor del VIS™.

Una excepción deliberada: cuando registra una contratación como financiada con fondos federales, un resultado confirmado de exclusión federal (inhabilitación) bloqueará la adjudicación y el pago en el Servicio y no puede eximirse, porque la ley federal prohíbe adjudicar fondos federales a una parte excluida.

Controles que usted configura. Aparte de los resultados de terceros, el Servicio aplica reglas que su organización configura para sí misma: una adjudicación o un pago puede bloquearse mientras falte o esté vencido un documento requerido, o (cuando su organización lo habilita) mientras no se haya proporcionado una renuncia de gravamen requerida. Estos controles aplican sus propios requisitos configurados, y la vía para superar cualquiera de ellos es una excepción documentada registrada por una persona de su organización, con un motivo declarado, preservada en su registro de auditoría.

Los indicadores de anomalías, de posible fraude y de integridad documental son señales para revisión humana, no conclusiones, y son visibles solo dentro de su propia organización. Una persona de su organización decide qué se convierte en un registro de cumplimiento; usted es responsable de verificar los datos extraídos antes de basarse en ellos para decisiones de cumplimiento o legales.

6. Servicios Gestionados y acceso de soporte

• Autorización. Al comprar Servicios Gestionados, usted autoriza a nuestro personal a actuar dentro de su espacio de trabajo para realizar los servicios descritos en su formulario de pedido. Nuestro personal actúa según sus instrucciones y las políticas que usted configura; las decisiones reservadas a usted en su formulario de pedido siguen siendo suyas.
• Visibilidad. Nuestro personal aparece en la lista de equipo de su espacio de trabajo mientras atiende su cuenta, y cada acción que realiza queda registrada en el registro de auditoría de su organización, igual que cualquier otro usuario.
• Acceso de soporte. Para Clientes autogestionados, accedemos a su espacio de trabajo solo para brindar el soporte que usted solicita o para investigar problemas de seguridad u operativos, y ese acceso se registra de la misma manera. El acceso interno para asistencia de configuración se concede a un solo miembro designado de nuestro personal para un solo cliente designado a la vez, es revocable y queda registrado, incluido quién lo concedió y cuándo.
• Contexto comercial. Nuestro personal de ventas y soporte puede ver información a nivel de cuenta, como su plan de suscripción y estado de facturación, para atender su cuenta; no obtiene acceso a sus Datos del Cliente (documentos, registros de proveedores) por esta vía.

7. Pasaporte de proveedor y reutilización de documentos

Los Proveedores pueden mantener una sola cuenta de VendMetric para múltiples Clientes a los que sirven. Un Proveedor puede indicar al Servicio que reutilice un documento ya en poder de uno de sus Clientes para satisfacer la solicitud de otro. Cuando lo hace:

• se crea una copia del documento y sus metadatos extraídos en el espacio de trabajo del Cliente receptor por indicación del Proveedor, y esa copia pasa a formar parte de los Datos del Cliente del receptor;
• el Cliente receptor revisa y aprueba o rechaza la copia bajo sus propios requisitos; ningún estado de cumplimiento se transfiere entre Clientes;
• los registros del Cliente de origen no cambian, y el evento de reutilización queda registrado en los registros de auditoría de ambos Clientes.

Los Clientes no obtienen acceso a los espacios de trabajo, registros ni decisiones de cumplimiento de otros Clientes mediante esta función.

8. Propiedad intelectual

Las marcas VendMetric™ y VIS™ y la propiedad intelectual subyacente pertenecen a QuVal Holdings, LLC y están licenciadas a Enterprise Professional Systems, LLC, que opera el Servicio. Estos Términos no le otorgan derechos sobre esas marcas. Los logotipos que usted carga para presentación de marca siguen siendo suyos; usted confirma que tiene derecho a usarlos.

9. Terminación

Cualquiera de las partes puede terminar una cuenta según se describe en el formulario de pedido aplicable. Al terminar, pondremos los Datos del Cliente a disposición para exportación durante un período limitado antes de su eliminación, según se describe en la Política de Privacidad. Las cuentas de Proveedor persisten independientemente de cualquier relación con un Cliente y pueden cerrarse por el Proveedor en cualquier momento.

10. Exclusión de garantías

El Servicio se proporciona "tal cual", sin garantías de ningún tipo, expresas o implícitas, en la máxima medida permitida por la ley. Sin limitar lo anterior, no garantizamos que la extracción o puntuación asistida por IA esté libre de errores, que el escaneo de malware detecte todos los archivos maliciosos, que las verificaciones sean completas o sin errores, ni que el Servicio identifique cada brecha de cumplimiento. No aplica ningún compromiso de nivel de servicio salvo que se indique expresamente en un formulario de pedido.

11. Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley, Enterprise Professional Systems, LLC y QuVal Holdings, LLC no serán responsables de daños indirectos, incidentales, especiales o consecuentes derivados del uso del Servicio.